Le témoignage de Monsieur Thomas DUBIEZ, responsable du Service Sécurité Civile de la Ville de Montpellier sur la gestion COVID19 avec Jaguards. Les équipes de Jaguards ont intégré en un temps record un module de visioconférence / salle de crise virtuelle dans le logiciel Jaguards, module P2P ( peer-to-peer ) ne surchargeant pas les serveurs déjà bien sollicités par ailleurs. Ce nouveau module a été mis à disposition immédiate de ses clients dès le Mardi 17 Mars au matin. Jaguards propose durant toute la durée de la crise la mise à disposition gracieuse et sans engagement de ce module pour tous ses clients.
” Comme de nombreuses organisations, la Ville de Montpellier s’est mise dans une posture de veille de la situation épidémique, puis en ordre de marche dès que le risque a été estimé, en cohérence avec les consignes nationales de la gestion de crise sanitaire.
Face à cette situation exceptionnelle, notre environnement de travail a été profondément modifié en un temps réduit et la gestion partagée des informations à distance devient une ressource d’autant plus précieuse pour maintenir une cohérence de notre réponse, et avancer collectivement sur les difficultés rencontrées sortant du cadre de la planification.
Cette planification dont l’enjeu est de croiser à la fois la continuité d’activité de l’administration dans ses missions indispensables ainsi que la gestion de crise, avec ses demandes nouvelles.
A cette fin, la solution Jaguards a été déployée depuis plusieurs semaines, partant d’une liste restreinte de personnes autorisées à visualiser l’événement dans le cadre de la veille, à un élargissement rapide auprès des cadres parties prenantes, mobilisées dans la gestion de la crise, où un ensemble d’actions y sont concentrés : décision, coordination, veille épidémique et des consignes nationales, ressources humaines, continuité d’activité, élections 1er tour, garde d’enfants, personnes vulnérables et précaires, hébergement d’urgence, état civil, collecte des déchets, nettoyage et désinfection, restriction des déplacements, transport public, communication externe et interne, etc…
En ce sens, des tags actions ont été retravaillés pour valoriser l’ensemble des messages écrits dans la main courante, qui sera amenée à s’agrandir de manière importante au regard de la durée pressentie de l’événement. Dans ce principe, des événements « fils », ou sous événements, sont également créés pour séparer les informations de portée stratégique, tactique ou de communication, à celles dédiées à l’opérationnelle comme la gestion d’un centre d’hébergement d’urgence.
Dans cette période particulière, l’équipe Jaguards a apporté son aide en adaptant rapidement certaines fonctions ou besoins que nous avons pu énoncer. C’est ainsi, qu’un salon de visioconférence fonctionnant 24h/24 a été développé, accessible depuis un simple onglet ou lien internet, permettant de maintenir nos points réguliers sur le COVID-19 et communiquer en cas d’événement.”
« Plus généralement, la Ville de Montpellier utilise Jaguards depuis 2 ans, la solution de main courante et de gestion partagée des événements, dans le cadre de sa réponse à l’urgence (durant la période d’astreinte), la gestion de situation de crise ou en encore la coordination sur des grands rassemblements en relation étroite avec son Plan Communal de Sauvegarde (PCS). »
« Au-delà de la traçabilité d’usage, elle permet d’avoir une gestion des informations et de moyens en temps réel entre les parties prenantes, accessible à distance depuis un navigateur internet* sous PC, tablette et smartphone, même si l’ergonomie / emploi peut varier selon le support utilisé.
Une gestion des droits est appliquée auprès des utilisateurs pour garantir la confidentialité de l’accès des données, des types d’événements ou encore des fonctions. De ce fait, l’utilisateur ne voit ou contribue que s’il en est autorisé et son affichage se réduit à ses seuls besoins. Une souplesse reste tout de même possible et des invités peuvent rejoindre rapidement un événement.
Des développements spécifiques ont été réalisés par la mairie comme : un formulaire d’ « analyse de situation à risque », maintenu en haut de l’événement avec un code couleur propre à l’échelle de gravité ; et une cartographie pouvant s’appuyer sur le Système d’Information Géographique (SIG) de la collectivité, permettant de consulter les données vectorielles d’intérêts à la gestion de l’événement.
Une nouvelle version du logiciel est prochainement attendue. L’évolution promet une ergonomie et des fonctionnalités améliorées qui favoriseront, nous l’espérons, son déploiement au sein de l’administration, en renforçant une continuité d’emploi de la gestion du quotidien à la crise par des utilisateurs confirmés comme occasionnels.
L’approche portée par Janua valorise une démarche de qualité, d’adaptabilité et d’écoute aux besoins ou pratiques, enrichissant à la fois la solution et la communauté des organisations utilisatrices. »